Module 2 – MS Word

📝 Lesson 20 – Save, Save As और Print

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📌 Save क्या है?
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Save का मतलब है अपने Document को सुरक्षित रूप से Computer में Store करना।

जब हम MS Word में कोई Document बनाते हैं, तो उसे Save करना जरूरी होता है ताकि बाद में उसे दोबारा Open करके काम किया जा सके।

उदाहरण:

आपने एक Resume बनाया।

अगर आपने उसे Save नहीं किया और Word बंद हो गया, तो आपका काम खो सकता है।

इसलिए समय-समय पर Document को Save करते रहना चाहिए।

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📌 Document को पहली बार Save करना
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Step 1:
MS Word में अपना Document तैयार करें।

Step 2:
ऊपर File पर क्लिक करें।

Step 3:
Save या Save As पर क्लिक करें।

Step 4:
अब वह Location चुनें जहाँ Document रखना है।

उदाहरण:

Documents
Desktop
Downloads
या कोई अन्य Folder

Step 5:
File Name में Document का नाम लिखें।

उदाहरण:

Computer Course

Step 6:
Save पर क्लिक करें।

अब आपका Document Save हो जाएगा।

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📌 Keyboard से Save कैसे करें?
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Document को जल्दी Save करने के लिए:

Ctrl + S

Keyboard Shortcut का उपयोग करें।

यह MS Word का बहुत महत्वपूर्ण Shortcut है।

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📌 Save As क्या है?
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Save As का उपयोग किसी Document की नई Copy बनाने या उसे नए नाम/स्थान पर Save करने के लिए किया जाता है।

उदाहरण:

पहली File:

Computer Course.docx

अब Save As करके:

Computer Course Final.docx

बना सकते हैं।

इससे Original File सुरक्षित रहती है और नई Copy अलग से बन जाती है।

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📌 Save और Save As में अंतर
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Save:

➡️ वर्तमान Document में किए गए Changes को Save करता है।

Save As:

➡️ Document को नए नाम, नई Location या अलग Format में Save करने की सुविधा देता है।

उदाहरण:

Save:
एक ही File में बदलाव Save करना।

Save As:
उसी File की दूसरी Copy बनाना।

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📌 File Format क्या है?
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File Format यह बताता है कि File किस प्रकार की है।

MS Word की सामान्य File Extension:

.docx

उदाहरण:

ComputerCourse.docx

इसके अलावा आवश्यकता के अनुसार Document को PDF जैसे दूसरे Format में भी Save किया जा सकता है।

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📌 Word Document को PDF में Save करना
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अगर आपको Word Document को PDF बनाना है तो:

File → Save As

या कुछ Word Versions में:

File → Export

फिर PDF Format चुनें।

इसके बाद Save करें।

अब आपका Document PDF Format में तैयार हो जाएगा।

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📌 Print क्या है?
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Print का मतलब है Computer में मौजूद Document की Paper Copy निकालना।

उदाहरण:

अगर आपने:

* Resume
* Application
* Project
* Report
* Notes

बनाए हैं तो उन्हें Printer की मदद से Paper पर Print कर सकते हैं।

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📌 Document Print कैसे करें?
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Step 1:
अपना Document Open करें।

Step 2:
File पर क्लिक करें।

Step 3:
Print पर क्लिक करें।

Step 4:
अपना Printer Select करें।

Step 5:
Copies की संख्या चुनें।

उदाहरण:

Copies: 2

इसका मतलब Document की 2 Copies Print होंगी।

Step 6:
Pages की आवश्यकता के अनुसार Selection करें।

उदाहरण:

Print All Pages
या
Current Page
या
Custom Pages

Step 7:
Print पर क्लिक करें।

अब Document Printer से Print होना शुरू हो जाएगा।

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📌 Keyboard से Print कैसे करें?
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Print Command खोलने के लिए:

Ctrl + P

का उपयोग करें।

यह बहुत महत्वपूर्ण Keyboard Shortcut है।

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📌 Print Preview क्या है?
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Print करने से पहले Document Paper पर कैसा दिखाई देगा, यह देखने के लिए Print Preview का उपयोग किया जाता है।

Print Preview में हम देख सकते हैं:

✅ Page Layout
✅ Margins
✅ Text Position
✅ Images
✅ Page Number
✅ कितने Pages Print होंगे

Print करने से पहले Preview देखना उपयोगी होता है।

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📌 कौन-से Pages Print करें?
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अगर पूरे Document को Print करना है:

Print All Pages

अगर केवल वर्तमान Page Print करना है:

Print Current Page

अगर कुछ विशेष Pages Print करने हैं:

Custom Print

उदाहरण:

Pages: 2-5

इससे Page 2 से Page 5 तक Print किए जा सकते हैं।

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📌 Copies क्या होती हैं?
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Copies का मतलब है एक ही Document की कितनी Printed Copies चाहिए।

उदाहरण:

Copies = 1
एक Copy Print होगी।

Copies = 3
तीन Copies Print होंगी।

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📌 Printer Settings
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Print करते समय कुछ महत्वपूर्ण Settings दिखाई दे सकती हैं:

➡️ Printer
➡️ Copies
➡️ Pages
➡️ Orientation
➡️ Paper Size
➡️ Margins
➡️ Color / Black & White

इन Settings को आवश्यकता के अनुसार बदला जा सकता है।

ध्यान दें:
ये विकल्प आपके Word Version और Printer के अनुसार अलग-अलग हो सकते हैं।

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💡 Practical Example
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एक Student ने MS Word में अपना Resume बनाया।

सबसे पहले:

1. Resume तैयार किया।
2. Ctrl + S दबाकर Save किया।
3. File का नाम रखा:
My Resume
4. Save As का उपयोग करके इसकी एक दूसरी Copy बनाई।
5. Document को PDF में Save किया।
6. Ctrl + P दबाकर Print Preview देखा।
7. Printer Select किया।
8. 2 Copies चुनीं।
9. Print पर क्लिक किया।

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🎯 Practice Task
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MS Word में एक 2 Page का Computer Course Document बनाइए।

फिर:

✅ Document को Save करें।
✅ Ctrl + S का उपयोग करें।
✅ Save As से इसकी दूसरी Copy बनाएँ।
✅ File को PDF Format में Save करें।
✅ Ctrl + P से Print Window खोलें।
✅ Print Preview देखें।
✅ केवल एक Page Print करने का विकल्प देखें।
✅ Copies की संख्या बदलकर देखें।

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❓ अभ्यास प्रश्न
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1. Save क्या है?

2. Save As क्या है?

3. Save और Save As में क्या अंतर है?

4. Save करने का Keyboard Shortcut क्या है?

5. Print Command का Shortcut क्या है?

6. PDF क्या है?

7. Word Document को PDF में कैसे Save कर सकते हैं?

8. Print Preview क्या है?

9. Copies का क्या अर्थ है?

10. Current Page क्या होता है?

11. Custom Pages का क्या उपयोग है?

12. Document को Print करने से पहले Preview क्यों देखना चाहिए?

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📌 Important Keyboard Shortcuts
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Ctrl + S
= Document Save करना

Ctrl + Shift + S
= Save As खोलना
(कई Word Versions में)

Ctrl + P
= Print

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📌 याद रखें
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Save:
Document को सुरक्षित रखने के लिए।

Save As:
नई Copy, नया नाम या नई Location के लिए।

Print:
Document की Paper Copy निकालने के लिए।

मुख्य Shortcuts:

Ctrl + S = Save
Ctrl + P = Print

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➡️ Next Lesson

Lesson 21 – MS Word Keyboard Shortcuts
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