MODULE 3 – MS EXCEL

📌 LESSON 6 – EXCEL में DATA ENTRY करना

🔹 1. Data Entry क्या है?

MS Excel की किसी Cell में जानकारी लिखने या दर्ज करने की प्रक्रिया को Data Entry कहते हैं।

Excel में हम अलग-अलग प्रकार का Data दर्ज कर सकते हैं, जैसे:

• Student का नाम
• मोबाइल नंबर
• उम्र
• फीस
• तारीख
• पता
• विषय
• अंक
• Quantity
• Price आदि

उदाहरण:

A1 = Student Name
B1 = Mobile Number
C1 = Marks

A2 = Rahul
B2 = 9876543210
C2 = 85

🔹 2. Excel में Data कैसे Enter करें?

Step 1:
Excel में कोई Blank Workbook खोलें।

Step 2:
जिस Cell में Data लिखना है, उस Cell पर Click करें।

उदाहरण:
Cell A1 पर Click करें।

Step 3:
Keyboard से अपना Data Type करें।

उदाहरण:
Student Name

Step 4:
अब Keyboard से Enter दबाएँ।

Data Cell में Save हो जाएगा और Active Cell नीचे वाली Cell में चला जाएगा।

🔹 3. अलग-अलग Cells में Data Enter करना

उदाहरण के लिए एक Student की जानकारी बनाते हैं:

A1 → Name
B1 → Age
C1 → Course
D1 → Marks

फिर:

A2 → Rahul
B2 → 20
C2 → MS Excel
D2 → 85

इस प्रकार Excel में एक व्यवस्थित Table तैयार किया जा सकता है।

🔹 4. Keyboard से Data Entry को आसान बनाना

Excel में Data Enter करते समय ये Keys बहुत उपयोगी हैं:

Enter
➡️ Data Enter करने के बाद नीचे वाली Cell पर जाने के लिए।

Tab
➡️ Data Enter करने के बाद अगली Column में जाने के लिए।

Arrow Keys
➡️ ऊपर, नीचे, दाएँ और बाएँ जाने के लिए।

Shift + Tab
➡️ पिछली Cell में जाने के लिए।

🔹 5. एक साथ कई Data Enter करना

मान लीजिए आपको Students की List बनानी है।

Name
Rahul
Amit
Priya
Neha
Ravi

इसे Excel में एक ही Column में Enter किया जा सकता है।

इसी तरह अलग-अलग Columns में:

Name | Age | Course | Marks

Rahul | 20 | MS Excel | 85
Amit | 22 | MS Word | 78
Priya | 19 | Computer | 92
Neha | 21 | MS Excel | 88

🔹 6. Existing Data को Edit करना

अगर किसी Cell में पहले से Data लिखा हुआ है और उसे बदलना है, तो कई तरीके हैं।

Method 1:
Cell पर Double Click करें और Data को Edit करें।

Method 2:
Cell Select करके Formula Bar में Data को Edit करें।

Method 3:
Cell Select करके Keyboard से F2 दबाएँ और Data Edit करें।

उदाहरण:

पहले:
Rahul

बाद में:
Rahul Sharma

🔹 7. Cell का Data Delete करना

अगर किसी Cell का Data हटाना है:

Step 1:
Cell को Select करें।

Step 2:
Keyboard से Delete Key दबाएँ।

Cell का Data हट जाएगा।

ध्यान दें:
Delete Key दबाने से सामान्यतः Cell की Formatting बनी रह सकती है, जबकि Content हट जाता है।

🔹 8. Data में गलती सुधारना

उदाहरण:

गलत:
Rhaul

सही:
Rahul

Cell पर Double Click करें और गलत spelling को सही करें।

या Cell Select करके F2 दबाएँ और फिर सुधार करें।

🔹 9. Cell के अंदर दूसरी Line में लिखना

कभी-कभी एक ही Cell में दो या अधिक Lines में Data लिखना होता है।

इसके लिए:

Alt + Enter

का उपयोग किया जा सकता है।

उदाहरण:

Digi Skills
Computer Course

दोनों Lines एक ही Cell में लिखी जा सकती हैं।

🔹 10. Practical Example – Student Data Entry

अब एक छोटी Student List बनाते हैं।

Excel में नीचे दिया गया Data Enter करें:

Name | Age | Course | Marks

Rahul | 20 | Computer Fundamentals | 85
Amit | 22 | MS Word | 78
Priya | 19 | MS Excel | 92
Neha | 21 | MS Excel | 88
Ravi | 20 | MS Word | 75

इससे आपको Rows, Columns और Cells में Data Entry करने का Practical अभ्यास मिलेगा।

🔹 11. Data Entry करते समय ध्यान रखें

✅ सही Cell में Data लिखें।

✅ Name, Number और Date को सही तरीके से Enter करें।

✅ Spelling ध्यान से Check करें।

✅ Mobile Number में जरूरत के अनुसार सही Format रखें।

✅ Data Enter करने के बाद Save करना न भूलें।

✅ बड़ी List बनाते समय पहले Headings तैयार करें।

🎯 PRACTICE TASK

Excel में एक Student Record बनाइए।

Columns:

1. Student Name
2. Father Name
3. Mobile Number
4. Course
5. Marks

कम से कम 10 Students की जानकारी Enter करने का अभ्यास करें।

📝 LESSON 6 – IMPORTANT QUESTIONS

Q1. Excel में Data Entry क्या है?

Q2. Data Enter करने के बाद नीचे वाली Cell में जाने के लिए कौन-सी Key दबाते हैं?

Q3. अगली Column में जाने के लिए कौन-सी Key उपयोगी है?

Q4. Existing Data को Edit करने के दो तरीके बताइए।

Q5. Cell का Data Delete करने के लिए कौन-सी Key उपयोग कर सकते हैं?

Q6. एक ही Cell में नई Line शुरू करने के लिए कौन-सा Shortcut उपयोग होता है?

📌 अगले Lesson में सीखेंगे:

LESSON 7 – CELL ADDRESS और RANGE

इसमें हम सीखेंगे:

• Cell Address क्या होता है?
• A1, B2, C5 का क्या मतलब है?
• Range क्या होती है?
• A1:A10 क्या है?
• Multiple Cells को Select कैसे करें?