Lesson 21 – Sorting और Filtering

MS Excel में बड़े Data को व्यवस्थित करने और जरूरी जानकारी जल्दी खोजने के लिए Sorting और Filtering का उपयोग किया जाता है।

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1. Sorting क्या है?
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Sorting का मतलब है Data को किसी क्रम में व्यवस्थित करना।

Excel में Data को मुख्य रूप से दो प्रकार से Sort किया जा सकता है:

1. Ascending Order
2. Descending Order

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2. Ascending Order क्या है?
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Ascending का मतलब है छोटे से बड़े क्रम में Data को व्यवस्थित करना।

Numbers:

10
20
30
40
50

Alphabet:

A
B
C
D
E

उदाहरण:

अगर Marks हैं:

85
55
92
68
75

Ascending Sort करने पर:

55
68
75
85
92

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3. Descending Order क्या है?
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Descending का मतलब है बड़े से छोटे क्रम में Data को व्यवस्थित करना।

Numbers:

100
90
80
70
60

Marks का उदाहरण:

85
55
92
68
75

Descending Sort करने पर:

92
85
75
68
55

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4. Excel में Sorting कैसे करें?
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Step 1:
अपनी Excel Table को Select करें।

Step 2:
ऊपर Ribbon में Data Tab पर जाएँ।

Step 3:
Sort & Filter Section देखें।

Step 4:
A to Z या Smallest to Largest चुनें।

या

Z to A या Largest to Smallest चुनें।

Step 5:
Excel आपके Data को चुने गए क्रम में व्यवस्थित कर देगा।

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5. Student Marks को Sort करना
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मान लीजिए Table है:

Student Marks
Rahul 65
Amit 82
Neha 91
Pooja 55
Ravi 75

अगर Marks को Highest से Lowest करना है:

Data → Sort → Largest to Smallest

Result:

Neha 91
Amit 82
Ravi 75
Rahul 65
Pooja 55

इससे सबसे अधिक Marks वाला Student ऊपर दिखाई देगा।

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6. Filtering क्या है?
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Filtering का मतलब है बड़े Data में से केवल जरूरी Records को दिखाना।

Filter लगाने पर बाकी Data Delete नहीं होता।

सिर्फ चुना हुआ Data दिखाई देता है।

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7. Filter कैसे लगाएँ?
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Step 1:
अपनी Table को Select करें।

Step 2:
Data Tab पर जाएँ।

Step 3:
Filter पर Click करें।

Step 4:
हर Heading के पास एक छोटा Dropdown Arrow दिखाई देगा।

Step 5:
जिस Column में Filter लगाना है उसका Arrow दबाएँ।

Step 6:
अपनी जरूरत के अनुसार Data Select करें।

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8. Student Data में Filter
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मान लीजिए:

Student Marks
Rahul 65
Amit 82
Neha 91
Pooja 55
Ravi 75

अगर हमें केवल 80 से अधिक Marks वाले Students देखने हैं तो Marks Column में Filter का उपयोग किया जा सकता है।

Filter के बाद:

Amit 82
Neha 91

दिख सकते हैं।

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9. Text पर Filter
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मान लीजिए Student Names हैं:

Rahul
Amit
Neha
Pooja
Ravi

अगर केवल Neha का Record देखना है:

Name Column → Filter → Neha

अब केवल Neha का Record दिखाई देगा।

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10. Number Filter
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Numbers पर कई प्रकार के Filters लगाए जा सकते हैं।

जैसे:

✔️ Greater Than
✔️ Less Than
✔️ Equal To
✔️ Greater Than or Equal To
✔️ Less Than or Equal To
✔️ Between

उदाहरण:

Marks > 70

इससे 70 से अधिक Marks वाले Students दिखाई देंगे।

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11. Sorting और Filtering में अंतर
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Sorting:

Data का Order बदलता है।

उदाहरण:

55
65
75
85
95

Filtering:

केवल जरूरी Data दिखाता है।

बाकी Data Hide हो जाता है।

Filtering से Data Delete नहीं होता।

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12. Filter हटाना
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Filter हटाने के लिए:

Data → Filter

या

Column के Dropdown से Clear Filter चुन सकते हैं।

इसके बाद पूरा Data फिर से दिखाई देगा।

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13. Practical Exercise
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Excel में यह Table बनाइए:

Student Class Marks
Rahul 10 65
Amit 10 82
Neha 10 91
Pooja 10 55
Ravi 10 75
Suman 10 88

अब निम्न Practice करें:

1. Marks को Smallest to Largest Sort करें।
2. Marks को Largest to Smallest Sort करें।
3. केवल 80 से अधिक Marks वाले Students Filter करें।
4. केवल Neha का Record Filter करें।
5. Filter हटाकर पूरा Data वापस दिखाएँ।

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14. Important Tip
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Sorting या Filtering करने से पहले यह सुनिश्चित करें कि आपकी Table में सही Heading हो।

उदाहरण:

Student | Class | Marks

Header होने से Excel Data को समझने और व्यवस्थित करने में आसानी होती है।

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📝 Practice Questions
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1. Sorting क्या है?
2. Ascending Order क्या होता है?
3. Descending Order क्या होता है?
4. Filtering क्या है?
5. Sorting और Filtering में क्या अंतर है?
6. Filter लगाने से क्या Data Delete हो जाता है?
7. Excel में Filter कहाँ से लगाया जाता है?
8. Marks को Highest से Lowest कैसे Sort करेंगे?
9. 80 से अधिक Marks वाले Students को कैसे Filter करेंगे?

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🎯 आज आपने क्या सीखा?
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✔️ Sorting
✔️ Ascending Order
✔️ Descending Order
✔️ Filtering
✔️ Text Filter
✔️ Number Filter
✔️ Student Data Sort करना
✔️ Student Data Filter करना
✔️ Filter हटाना

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Lesson 22 – Excel में Table बनाना